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Ordres / offres / exigences de catalogues

Le logiciel de MOS-TANGRAM permet de saisir, de traiter, d’imprimer, de documenter et de gérer un nombre quelconque d’ordres ou d’offres depuis autant canaux de distribution que l'on veut.

Saisie des ordres

La saisie des ordres et des offres comprend les fonctionnalités suivantes :

affectation automatique d’un ordre à une action publicitaire ou un tarif (préfixe, suffixe, alias ou catégorie de clients).
Affichage automatique des prix.
Possibilité de commander le processus avec un flux de travaux et de le contrôler avec des niveaux d’escalade.
Modalités de paiement : bulletin de paiement, prélèvement bancaire, cartes bancaires, chèque, paiement liquide, bon/encaissement de bonus, mensualités.
Types de facture : paiement contre facture non encore payée, remboursement, facture anticipée, facture groupée.
Saisie rapide des ordres (record : 384 ordres par heure et collaborateur/trice).
Lecture automatique des ordres depuis la boutique Internet avec examen des doublons et de la solvabilité.
Possibilité de rechercher un client selon numéro de client, nom (société ou personne), rue, partie du nom, code postal, pays, numéro de téléphone, n° de fax, adresse e-mail, numéro de compte ou numéro de carte bancaire.
Recherche et affichage de clients avec procédé de recherche à IA (intelligence artificielle) selon critères de classement phonétiques, phonétiques-alphanumériques ou de fiches couplées.
Lors de la saisie des références articles, le prix actuellement valide dans l’action publicitaire ou le tarif est pris en compte ; si aucun prix d’action n’y est défini, c’est le prix du portefeuille d’articles qui est pratiqué.
Communication en ligne sur l’état de livraison (si en mesure de livrer) avec commande de fournisseur, communication de date de livraison et/ou proposition d'article de remplacement (si article épuisé) automatiques.
Affichage de la date de livraison possible ; si l'article n'est pas en stock, la date d’entrée des marchandises à laquelle une réservation est possible est communiquée.
Fractionnement d’ordre automatique si la commande contient des articles en commission (sont commandés spécialement pour client) ou des articles directs (sont livrés au(x) client(s) directement par le fournisseur).
Online ou batch – prélèvement dans stock.
Possibilité de modification du prix (si habilité).
Textes supplémentaires aux niveaux commande et position.
Encaissement et/ou bonification de bons.
Transmission des conditions proposées depuis portefeuille de clients/sociétés pour paiement, livraison, service de colis.
Remise sur ordre, article ou position en pour-cent ou absolue.
Affichage de propositions d’articles pour vente croisée.
Affichage des dernières commandes et des articles et autres indications.
Possibilité de confirmation d’ordre (lettre, fax, mail).
Modification des taxes (si habilité).

Établissement des offres

L’établissement des offres s’effectue comme la saisie des offres. L’offre peut être transformée ultérieurement en ordre (modification d’état). Les offres peuvent également être affichées dans la gestion des ordres et sont classées par date de création.

Exigences de catalogues

Il est possible de saisir un nombre quelconque de catalogues dans la saisie des ordres (gratuitement ou contre encaissement). L’adresse du client ou des personnes intéressées est comparée automatiquement quant à la présence de doublons et à la conformité postale. Le processus est consigné automatiquement dans l’historique de client CRM si bien qu’il est possible de déclencher une relance ou d'autres activités. Pour l'expédition, des étiquettes ou des lettres d’accompagnement sont créées automatiquement.

Traitement des ordres

Une fois la saisie des ordres effectuée, les commandes sont traitées. Pour cela, les programmes Dissolution des reliquats, Traitement des ordres et Facturation sont ouverts soit ensemble soit séparément. Le traitement peut être lancé à tout moment ou selon un calendrier et n’a aucune influence sur la saisie des ordres. Les fonctions suivantes sont disponibles :

examen de la solvabilité externe automatique.
Motifs d’arrêt pour des ordres : client bloqué, dépassement de crédit, état de rappel > x, reliquats si les conditions pour des livraisons partielles ne sont pas remplies.
Optimisation du traitement des reliquats / traitement des reliquats définissable par société/mandant et à démarrer pour chaque opération de traitement.
Possibilités d’exclusion dans le traitement des ordres pour clients avec mention de blocage, état de rappel, dépassement de crédit, envoi express. Accès respectif aux traitements individuels possible.
Traitement individuel de services de colis, modalités de paiement et types de facture spéciaux ainsi que traitement d’ordre unique.
Empêchement de livraisons partielles si l’entrée des marchandises annoncée va avoir lieu dans l’intervalle de x jours.
Traitement séparé d’envois express avec possibilité d’accéder à la « voie de dépassement » dans la logistique d’entrepôt.

Impression des ordres

Après le traitement des ordres, il est possible d’accéder à tous les documents, optimisés selon les zones d’équipement, les factures ou les listes de sélection, etc., et de les déclencher via une fonction d’impression centralisée ou décentralisée réglable. Des réimpressions, également individuelles, sont réalisables à tout moment. Toutes les sorties d’impression sont possibles sur imprimante, fax et/ou mail.

Il est possible d’accéder séparément aux documents et de les imprimer selon les factures, remboursements, bordereaux de livraison, confirmations d’ordre, étiquettes, relevés de compte, lettres d’information aux clients sur état de livraison, etc.

Remaniement des ordres

Les ordres qui ne vont pas envoyés au traitement pour cause de reliquats, dépassement de crédit ou examen de la solvabilité peuvent être visualisés et édités dans la gestion des ordres. Toutes les informations nécessaires, p. ex. l’historique, sont disponibles.

Il est également possible d’afficher séparément selon les causes (p. ex. ordres à terme, renvois complets, annulation, soldes) toutes les autres caractérisations de l’état de l’ordre.